Cómo fomentar más PTO y preparar a los empleados para las vacaciones
En Loop nos preocupamos por la calidad de vida. Nuestros tapones ayudan a las personas a reducir los sonidos no deseados que pueden afectar a su salud mental y su bienestar.
Pero sabemos que eso no es lo único que puede afectar a la calidad de vida. Tenemos que abordarlo desde todos los ángulos, tanto en el trabajo como en casa. Siempre intentamos animar a nuestro equipo a vivir su mejor vida, signifique lo que signifique para ellos. Puede ser viajar por el mundo (de vacaciones o mientras trabajan, como parte de nuestra política de ausencias laborales), tomarse tiempo para hacer las cosas que les gustan o trabajar de la forma que más les convenga.
¿Y sabes lo que hemos descubierto? Los empleados más felices son empleados más productivos. Las vacaciones son una herramienta, como cualquier otra, para sacar el máximo partido a tu equipo.
Pero a veces puede resultar difícil animar a los empleados a que se tomen vacaciones, y para las empresas puede ser complicado gestionar la carga de trabajo cuando los empleados se van de vacaciones. Por eso, he aquí nuestra guía de todo lo que hemos aprendido sobre vacaciones sin estrés, tanto para empleados como para empresarios.
Vacaciones de los empleados: situación actual
Todos conocemos esa sensación que se tiene en vacaciones, de relajación dichosa: por muy estresado que te sintieras antes de irte de vacaciones, una vez allí, todas las preocupaciones de tu vida cotidiana parecen desvanecerse.
Pues bien, no es diferente para tus empleados.
La conciliación de la vida laboral y familiar es un tema clave para muchos empleados hoy en día, ya que un enorme número de trabajadores afirman estar quemados en el trabajo. De hecho un estudio de la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM) reveló que casi la mitad de los empleados (41%) se sentían quemados en el trabajo.
¿Y cuándo el personal se siente quemado? No pueden rendir al máximo. Pueden tener la moral baja; estar menos comprometidos con su trabajo, sus compañeros y la empresa en su conjunto; es probable que cometan más errores; e incluso pueden dejar su trabajo.
Una forma de mejorar el conciliación de la vida laboral y familiar de los trabajadores y ayudar a evitar el agotamiento? El tiempo libre remunerado.
Y, sin embargo, no hay suficientes estadounidenses que tomen todo su tiempo libre. A diferencia de Europa, donde existen normas estrictas sobre el número de días de vacaciones que deben tomarse los empleados, en EE.UU. no existen tales directrices. Y como resultado el 42% de los trabajadores estadounidenses no se han tomado vacaciones en los últimos 12 meses.
¿Por qué es tan importante que los empleados tomen vacaciones?
¿Es realmente un problema que los trabajadores no se hayan tomado vacaciones en un año? En una palabra: sí.
Ya hemos mencionado el equilibrio entre trabajo y vida privada. Tomar vacaciones permite a los empleados asegurarse de que la balanza está más equilibrada en lo que se refiere al trabajo y al ocio, dándoles tiempo para refrescarse y recuperar energías.
E incluso pueden mejorar nuestra salud física. Un estudio descubrió que las vacaciones reducen el riesgo de enfermedades cardiacas. Los investigadores siguieron a sus sujetos durante un periodo de nueve años, y descubrieron que los que se tomaban vacaciones con más frecuencia vivían más tiempo y con mejor salud, y que los hombres que no se tomaban vacaciones durante varios años seguidos tenían un 30% más de probabilidades de sufrir infartos de miocardio.
Las vacaciones de los empleados, en pocas palabras, hacen que tus trabajadores estén más sanos y sean más felices. Los empleados que se toman tiempo libre dicen sentirse menos estresados, con menos ansiedad y menos deprimidos.
Y la investigación ha descubierto que los empleados más felices son más productivos. La Universidad de Oxford descubrió que los empleados más felices son un 13% más productivos - y no necesitan pasar más horas en el trabajo que sus colegas menos felices. Simplemente son capaces de hacer más cosas en el tiempo que pasan en el trabajo.
Otro estudio de Mark Rosekind, de Alertness Solutions, analizó más directamente los efectos de las vacaciones en la productividad. Descubrió que el efecto de respiro de unas vacaciones puede aumentar el rendimiento en un 80% y que los tiempos de reacción de los empleados que vuelven al trabajo después de las vacaciones aumentan un 40%.
Está claro que las vacaciones de los empleados benefician a todos. Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que los empleados se tomen sus vacaciones y la empresa no sufra por las tareas que dejan atrás?
Preparándose para las vacaciones
El primer paso consiste en comprender los obstáculos que impiden a tu equipo disfrutar del PTO. Si descubres que tus empleados no se han tomado todo el tiempo libre permitido, puede deberse a varias razones, como por ejemplo
- Sienten que tienen demasiadas cosas que hacer como para tomarse tiempo libre.
- No tienen a nadie a quien entregar el trabajo.
- les preocupa que su jefe piense que no son muy trabajadores si se toman vacaciones
- Piensan que no se les tendrá en cuenta para los ascensos
- No pueden permitirse ir de vacaciones
- Les preocupa no poder relajarse cuando estén fuera.
Aquí tienes algunas formas de aliviar esas preocupaciones y poner en marcha planes para que los empleados puedan desconectar totalmente mientras están de vacaciones.
Normalizar el hablar sobre la carga de trabajo
Cuanto antes sepas cuántas tareas tiene tu equipo entre manos, antes podrás ayudarles a restablecer el equilibrio entre su vida laboral y personal.
Cuando sepas lo que ocurre en tu equipo, podrás planificar mejor cómo se reparten las tareas entre sus miembros, para evitar que una sola persona se sienta abrumada hasta el punto de que no pueda imaginar tomarse tiempo libre.
Haz un plan de entrega de vacaciones
Una de las principales razones por las que los empleados no cogen vacaciones es que piensan que tienen demasiado trabajo y que no hay nadie más que pueda hacer su trabajo.
Por supuesto, sea cual sea la carga de trabajo de tus empleados, es probable que haya tareas que deban hacerse mientras están fuera. Por eso es importante saber qué hay que hacer y quién puede hacerlo.
Antes de que un empleado se vaya de vacaciones, es importante saber qué tareas son realmente urgentes, cuáles pueden esperar y quién será responsable de qué durante su ausencia. Aunque es importante asegurarse de que no se ignoran las tareas urgentes, también es crucial que el hecho de que una persona se vaya de vacaciones no aumente la carga de trabajo de otra.
Asegúrate de contar con un proceso de traspaso de vacaciones que garantice que no se olvida ninguna tarea esencial mientras alguien está fuera una o dos semanas. Encontrar con antelación a alguien que pueda ocuparse de las tareas significa que puede hacer un hueco dentro de su propia carga de trabajo, y los empleados pueden relajarse en vacaciones sabiendo que se ocupan de las tareas más importantes.
Normalizar la toma de vacaciones
Sabemos que las vacaciones pueden mejorar la productividad del equipo. Pero algunos empleados pueden seguir siendo reacios a tomarse tiempo libre si no ven que nadie más lo hace. Pueden pensar que su jefe no quiere que se tomen vacaciones, o que eso puede hacer que parezca que no se dedican a su trabajo.
Por eso es importante que tu empresa transmita el mensaje de que las vacaciones son importantes. Los jefes de línea y los líderes empresariales deben dar ejemplo tomando sus vacaciones. También deben consultar periódicamente a sus empleados y animarles a que utilicen todas sus vacaciones.
Establecer límites
Por supuesto, no sirve de nada que los superiores jerárquicos se tomen vacaciones si siguen respondiendo a los correos electrónicos mientras están fuera.
De nuevo, predica con el ejemplo y establece límites que muestren que no se espera que se siga trabajando durante las vacaciones, y que nadie se pondrá en contacto con los empleados mientras estén fuera.
Insiste en que los empleados no deben consultar el correo electrónico ni coger el teléfono del trabajo en vacaciones. También deben poner un correo electrónico de "fuera de la oficina", indicando con quién deben ponerse en contacto para consultas urgentes, y cuándo volverán para responder a solicitudes no urgentes.
Fomentar descansos regulares
Es probable que unas vacaciones al año no sean suficientes para evitar el agotamiento si alguien se siente abrumado en el trabajo. También es importante hacer pausas regulares a lo largo de la jornada laboral y de la semana.
Anima a los empleados a salir a dar un paseo a la hora de comer organizando una salida en grupo, introduce clases de yoga después del trabajo y eventos sociales para ayudarles a relajarse tras una larga jornada, y en general anima al personal a alejarse de su escritorio durante el día.
Cómo incentivar a los empleados a tomar vacaciones
Incluso con todas estas medidas, a veces los empleados siguen sin coger su PTO. Así que puede ser necesario un poco de incentivación.
Algunas empresas incluso han introducido bonificaciones o recompensas para aquellos empleados que sí utilizan toda su asignación, con el fin de incentivar a los trabajadores para que tomen más vacaciones. Empresas como Bamboo HR, que ofrecen vacaciones pagadas han informado de que los empleados no sólo vuelven al trabajo más frescos y productivos, sino que también es una fantástica baza para la contratación, ya que los posibles empleados afirman que demuestra que la empresa se preocupa por su personal.
Otra opción es Switch up your working structure to encourage more days off. Podrías adoptar una semana laboral de cuatro días, por ejemplo, o una quincena de ocho días, asegurándote de que toda la empresa se toma un día libre cada semana o quincena.
Otra opción es aplicar una política de "úsalo o piérdelo". En lugar de dejar que los empleados pasen su PTO al año siguiente, perderán los días restantes si no los utilizan antes de que finalice el año laboral. Esto garantiza que todos en la empresa se tomen una cantidad adecuada de vacaciones, pero los jefes de línea deben estar al tanto de cuántos días le quedan a cada miembro del equipo, para asegurarse de que todo el equipo no se tome los días que le quedan en un ataque de pánico al final del año.
Fomentar más vacaciones y aumentar la productividad del equipo
En Loops nos preocupamos por el equilibrio entre la vida laboral y personal. Y las vacaciones son una parte importante de ello. A veces puede ser difícil conseguir que los empleados se tomen su PTO, pero crear una cultura que fomente las vacaciones y el tiempo de inactividad garantizará que tus empleados se sientan apoyados para tomarse su PTO. Al mismo tiempo, controlar la carga de trabajo y crear planes de relevo reducirá el estrés de pensar que hay demasiado trabajo para tomarse vacaciones.
Además, los miembros de tu equipo se sentirán más frescos, comprometidos y serán más productivos cuando vuelvan al trabajo: todos salen ganando.
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