Des conseils pour donner des conseils : Comment nous construisons une culture du feedback constructif.

Par :Liesbeth Keuninckx

Lorsqu'il s'agit de donner ce feedback aux autres, nous avons tendance à être un peu nerveux. Nous aimons féliciter les gens, leur donner un coup de chapeau et célébrer les victoires, mais il peut être beaucoup plus difficile de partager des commentaires critiques. Potentiellement, tu mets tes relations professionnelles en danger.

Alors, comment surmonter l'anxiété ?

Conseils pour donner des conseils

Quel est le commentaire le plus utile que tu aies jamais reçu ?

Il y a de fortes chances que ce soit quelque chose de constructif. Quelque chose qui aurait pu te sembler maladroit ou inconfortable au début. Mais qui t'a aidé à grandir en tant que professionnel et en tant que personne.

Les commentaires extérieurs sont l'un des meilleurs moyens de s'améliorer. Ils nous aident à apprendre des autres, à dépasser nos erreurs et à devenir meilleurs dans ce que nous faisons.

Une culture riche en commentaires

Bas Moeyaert, le responsable des ressources humaines de Loop, a partagé quelques-uns de ses meilleurs conseils pour mettre en place les systèmes et les stratégies nécessaires. Comme le dit Forbes, "la création d'une culture riche en feedback s'appuie sur les fondements de la confiance, d'une communication saine et de la sécurité."

Ces approches nous aident à renforcer une communication claire et ouverte qui facilite le partage des commentaires constructifs, ainsi que des éloges. Parce que chez Loop, un environnement de travail sain et encourageant n'est pas négociable.

#1 : Construire des processus

Chaque semaine, chaque Looper remplit un questionnaire en ligne d'une durée de 15 minutes. Il s'agit d'une mise à jour rapide sur le déroulement de sa semaine et sur ce qu'il a apprécié, ainsi que sur les points qui lui posent problème et sur la façon dont son responsable peut l'aider.

Les résultats donnent à nos chefs d'équipe un véritable aperçu de ce qui va bien et de ce qui est moins efficace - du point de vue de tous leurs employés.

L'enquête est rapidement devenue une habitude. C'est rapide, c'est facile et cela donne aux gens un espace sûr - dans lequel ils peuvent soulever un problème qu'ils ne se sentiraient peut-être pas capables de soulever dans un autre contexte.

Tips on giving feedback Tips on giving feedback

Fais en sorte qu'il soit sûr

Comme le dit Bas, "nous essayons de faire en sorte qu'il n'y ait pas de danger à donner son avis". Ce faisant, nous favorisons une culture de la transparence et de la responsabilité, des discussions ouvertes, et nous montrons à nos employés que nous nous soucions d'eux.

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#2 : Adopter différentes formes

Les différents membres de l'équipe sont susceptibles de se sentir à l'aise pour aborder le feedback de manière très différente.

"Si tu demandes d'emblée un retour d'information spécifique, certaines personnes peuvent simplement proposer des choses qui leur viennent à l'esprit", explique Bas. "Mais d'autres ont besoin d'un peu plus de travail de préparation parce qu'ils veulent trouver les bons mots, ou parce qu'ils ont peur que ce soit trop direct."

Si les gens ont besoin de temps, l'écriture de lettres peut être efficace. "J'ai dit une fois : "échangeons ce que nous ressentons par écrit, puis utilisons cela comme base pour une discussion ultérieure". Cela a très bien fonctionné, et j'ai reçu une lettre très respectueuse et nuancée."

#3 : Poser de meilleures questions

La façon dont tu formules une question peut faire une grande différence dans la qualité de la réponse. Demander simplement aux membres de l'équipe "Qu'est-ce que je peux faire de mieux ?" a peu de chances de susciter beaucoup de réflexion.

"Essaie plutôt "Quelles sont les deux principales choses que tu penses que je pourrais faire différemment ?"", suggère Bas. "D'après mon expérience, les gens seront plus rapides à proposer quelque chose qui est un vrai retour d'information. Il y a moins de possibilités d'échapper à la question lorsque tu la précises de cette façon."

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#4 : Se souvenir que les commentaires sont un cadeau

Recevoir des commentaires peut être une expérience qui déclenche des émotions.

Nous ne sommes pas tous très doués pour traiter les critiques - même si elles sont bienveillantes - et il est important de reconnaître que cela peut être difficile.

La réponse ? Te rappeler que donner du feedback est difficile, et que cela demande du temps et des efforts. Comme l'explique Bas, "lorsque quelqu'un partage ses commentaires, cela montre qu'il s'intéresse à qui tu es en tant que personne, en tant qu'ami et en tant que collègue."

"Je me rappelle que je vais entendre des choses qui ne sont peut-être pas agréables à entendre, mais qui sont pour mon bien. Et que cela vient de quelqu'un qui a pris le temps, l'initiative et l'effort de me faire ce cadeau."

#5 : Trouver le bon moment

Enfin, le moment et le contexte sont essentiels. Si tu entrais au bureau pour être immédiatement accueilli par des commentaires critiques, on te pardonnerait de mal réagir.

C'est pourquoi, lorsqu'il s'agit d'instaurer une culture du feedback, Bas accorde une grande attention au temps et au lieu. "L'une des meilleures questions que tu puisses poser est la suivante : "J'ai un retour d'information, es-tu prêt à le recevoir ?", explique-t-il. "Et s'ils ne le sont pas, tu peux facilement le mettre de côté et y revenir demain".

"Certaines personnes peuvent prendre le feedback très mal, donc plus tu trouveras de moyens de le rendre naturel - et ancré dans ta culture - mieux ce sera. Pour certains, cela signifie tirer parti de situations individuelles. Pour d'autres, un retour d'information anonyme ou écrit, par exemple via des tableaux d'idées partagés en ligne, peut être incroyablement efficace.

Construire une meilleure Loop

En fin de compte, un environnement de travail satisfaisant et favorable ne peut pas être construit uniquement sur des éléments positifs. Et il est important que les collègues aient la possibilité de partager des pensées constructives et de célébrer les victoires.

En mettant en place des structures et des cadres (tels que la méthode OSCAR), en proposant des formations et en nous efforçant constamment de faire mieux, nous travaillons dur chez Loop pour construire une culture dans laquelle chacun se sent capable de partager ses pensées.

Tu veux te joindre à cette culture de rétroaction ouverte ?

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