Comment encourager plus de PTO et préparer les employés aux vacances ?
Chez Loop, la qualité de vie est au cœur de nos préoccupations. Nos bouchons d'oreille aident les gens à réduire les sons indésirables qui peuvent affecter leur santé mentale et leur bien-être.
Mais nous savons que ce n'est pas la seule chose qui peut affecter la qualité de vie. Nous devons l'aborder sous tous les angles - au travail comme à la maison. Nous essayons toujours d'encourager notre équipe à vivre sa meilleure vie, quoi que cela signifie pour elle. Il peut s'agir de voyager dans le monde entier (en vacances ou en travaillant dans le cadre de notre politique de workaway), de prendre du temps pour faire ce qu'ils aiment, ou de travailler d'une manière qui leur convient mieux.
Et tu sais ce que nous avons découvert ? Des employés plus heureux sont des employés plus productifs. Les vacances sont un outil, comme un autre, pour tirer le meilleur parti de ton équipe.
Mais parfois, il peut être difficile d'encourager les employés à prendre des vacances - et il peut être délicat pour les entreprises de gérer la charge de travail lorsque les employés partent en vacances. Voici donc notre guide de tout ce que nous avons appris sur les vacances sans stress, pour les employés comme pour les employeurs.
Vacances des employés : état des lieux
Nous connaissons tous ce sentiment de détente béate que l'on ressent en vacances - quel que soit le niveau de stress que l'on ressentait avant de partir en vacances, une fois sur place, tous les soucis de la vie quotidienne semblent s'évanouir.
Ce n'est pas différent pour tes employés.
L'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est une question clé pour de nombreux employés aujourd'hui, avec un nombre énorme de travailleurs déclarant qu'ils sont épuisés au travail. En fait, [...] une étude de la Society for Human Resource Management (SHRM) a révélé que près de la moitié des employés (41 %) se sentaient épuisés au travail.
Et quand les employés se sentent épuisés ? Ils ne peuvent pas donner le meilleur d'eux-mêmes. Ils peuvent souffrir d'une baisse de moral ; être moins engagés dans leur travail, leurs collègues et l'entreprise dans son ensemble ; sont susceptibles de faire plus d'erreurs ; et ils peuvent même quitter leur emploi.
Une façon d'améliorer l'équilibre l'équilibre entre le travail et la vie privée des employés et d'éviter l'épuisement professionnel ? Les congés payés.
Et pourtant, les Américains ne sont pas assez nombreux à prendre tous leurs congés payés. Contrairement à l'Europe, où il existe des réglementations strictes concernant le nombre de jours de vacances que les employés doivent prendre, il n'y a pas de telles directives aux États-Unis. Résultat, 42 % des travailleurs américains n'ont pas pris de vacances au cours des 12 derniers mois.
Pourquoi est-il si important que les employés prennent des vacances ?
Est-ce vraiment un problème si les travailleurs n'ont pas pris de vacances depuis un an ? En un mot : oui.
Nous avons déjà parlé de l'équilibre entre le travail et la vie privée. Prendre des vacances permet aux employés de faire en sorte que la balance soit plus équilibrée lorsqu'il s'agit du travail et des loisirs, en leur donnant le temps de se rafraîchir et de refaire le plein d'énergie.
Et elles peuvent même améliorer notre santé physique. Une étude a révélé que les vacances réduisent le risque de maladie cardiaque. Les chercheurs ont suivi leurs sujets sur une période de neuf ans et ont constaté que ceux qui prenaient des vacances plus fréquentes vivaient plus longtemps et en meilleure santé, et que les hommes qui n'avaient pas pris de vacances pendant plusieurs années consécutives étaient 30 % plus susceptibles d'avoir une crise cardiaque.
Les vacances des employés, en un mot, rendent tes employés plus sains et plus heureux. Les employés qui prennent des congés déclarent se sentir moins stressés, moins anxieux et moins déprimés.
Et les recherches ont montré que les employés qui sont plus heureux sont plus productifs. L'Université d'Oxford a découvert que les employés heureux sont 13 % plus productifs - et ils n'ont pas besoin de passer plus d'heures au travail que leurs collègues moins heureux. Ils sont simplement capables d'en faire plus pendant le temps qu'ils passent au travail.
Une autre étude menée par Mark Rosekind de Alertness Solutions a examiné plus directement les effets des vacances sur la productivité. Il a découvert que l'effet de répit des vacances peut augmenter le rendement de 80 %Il a également constaté que le temps de réaction des employés qui retournent au travail après des vacances augmente de 40 %.
Il est clair que les vacances des employés profitent à tout le monde. Alors, comment peux-tu t'assurer que les employés prennent leurs vacances et que l'entreprise ne souffre pas des tâches qu'ils laissent derrière eux ?
Préparer les vacances
La première étape consiste à comprendre les obstacles qui empêchent ton équipe de prendre son PTO. Si tu constates que tes employés n'ont pas pris la totalité de leur allocation de PTO, cela peut être dû à diverses raisons, comme par exemple :
- Ils peuvent avoir l'impression d'avoir trop de choses à faire pour prendre du temps libre
- Ils n'ont personne à qui confier le travail
- Ils craignent que leur supérieur pense qu'ils ne sont pas des travailleurs acharnés s'ils prennent des vacances.
- Elles pensent qu'elles risquent de ne pas être prises en compte pour les promotions.
- Ils n'ont pas les moyens de partir en vacances
- Ils craignent de ne pas pouvoir se détendre pendant leur absence.
Voici quelques moyens d'apaiser ces inquiétudes et de mettre en place des plans pour que les employés puissent se déconnecter complètement pendant leurs vacances.
Normaliser le fait de parler de la charge de travail
Plus tôt tu comprendras le nombre de tâches qui incombent à ton équipe, plus tôt tu pourras l'aider à rétablir l'équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie privée.
Lorsque tu sais ce qui se passe dans ton équipe, tu peux mieux planifier la répartition des tâches entre les membres de ton équipe, afin d'éviter qu'une seule personne ne se sente submergée au point de ne pas pouvoir imaginer prendre du temps libre.
Établis un plan de remise des vacances
L'une des principales raisons pour lesquelles les employés ne prennent pas de vacances est qu'ils pensent qu'ils ont trop de travail et que personne d'autre ne peut faire leur travail.
Bien sûr, quelle que soit la charge de travail de tes employés, il est probable que certaines tâches devront être accomplies pendant leur absence. Il est donc important de savoir ce qui doit être fait et qui peut le faire.
Avant qu'un employé ne prenne des vacances, il est important de comprendre quelles sont les tâches vraiment urgentes, celles qui peuvent attendre et qui sera responsable de quoi pendant son absence. S'il est important de s'assurer que les tâches urgentes ne sont pas ignorées, il est également crucial qu'une personne qui prend des vacances n'alourdisse pas la charge de travail d'une autre personne.
Assure-toi d'avoir mis en place un processus de transfert des vacances afin qu'aucune tâche essentielle ne soit oubliée pendant que quelqu'un s'absente une semaine ou deux. Le fait de trouver à l'avance quelqu'un qui peut couvrir les tâches signifie qu'il peut faire de la place dans sa propre charge de travail, et les employés peuvent se détendre pendant les vacances en sachant que les tâches les plus importantes sont prises en charge.
Normaliser la prise de vacances
Nous savons que les vacances peuvent améliorer la productivité de l'équipe. Mais certains employés peuvent encore hésiter à prendre des congés s'ils ne voient personne d'autre le faire. Ils peuvent penser que leur employeur ne veut pas qu'ils prennent des vacances, ou que cela pourrait donner l'impression qu'ils ne sont pas dévoués à leur travail.
C'est pourquoi il est important que ton entreprise fasse passer le message que les vacances sont importantes. Les responsables hiérarchiques et les chefs d'entreprise doivent montrer l'exemple en prenant leurs congés payés. Ils doivent également vérifier régulièrement auprès de leurs employés et les encourager à utiliser la totalité de leur allocation de PTO.
Fixe des limites
Bien sûr, il ne sert à rien que les supérieurs hiérarchiques prennent des vacances s'ils continuent à répondre aux courriels pendant leur absence.
Encore une fois, montre l'exemple et fixe des limites qui montrent qu'on ne s'attend pas à ce que les employés continuent à travailler pendant leurs vacances - et que personne ne prendra contact avec eux pendant leur absence non plus.
Insiste sur le fait que les employés ne doivent pas consulter leurs courriels professionnels ni prendre leur téléphone professionnel en vacances. Ils doivent également mettre en place un courrier électronique d'absence du bureau, indiquant qui contacter pour les demandes urgentes et quand ils seront de retour pour répondre aux demandes non urgentes.
Encourage les pauses régulières
Des vacances par an ne suffiront probablement pas à éviter l'épuisement professionnel si quelqu'un se sent débordé au travail. Il est également important de faire des pauses régulières tout au long de la journée et de la semaine de travail.
Inspire les employés à sortir se promener à l'extérieur à l'heure du déjeuner en organisant une sortie de groupe, introduis des cours de yoga après le travail et des événements sociaux pour les aider à se détendre après une longue journée, et encourage généralement le personnel à s'éloigner de son bureau au cours de la journée.
Comment inciter les employés à prendre des vacances ?
Même avec toutes ces mesures en place, il arrive que les employés ne prennent pas leur PTO. Un peu d'incitation peut donc être nécessaire.
Certaines entreprises ont même introduit des primes ou des récompenses pour les employés qui utilisent la totalité de leur allocation, afin d'inciter les travailleurs à prendre plus de vacances. Des entreprises comme Bamboo HR qui offrent des Vacances payées ont indiqué que non seulement les employés reviennent au travail plus frais et plus productifs, mais qu'il s'agit également d'un fantastique atout de recrutement, les employés potentiels déclarant que cela montre que l'entreprise se préoccupe de son personnel.
Une autre option consiste à modifier ta structure de travail pour encourager un plus grand nombre de jours de congé. Tu peux par exemple adopter une semaine de travail de quatre jours ou une quinzaine de huit jours, en veillant à ce que l'ensemble de l'entreprise prenne un jour de congé chaque semaine ou chaque quinzaine.
Une autre option consiste à mettre en place une politique d'"utilisation ou de perte". Plutôt que de laisser les employés reporter leur PTO sur l'année suivante, ils perdront les jours restants s'ils ne les utilisent pas avant la fin de l'année de travail. Cela permet de s'assurer que tout le monde dans l'entreprise prend un nombre suffisant de jours de vacances - mais les responsables hiérarchiques doivent rester attentifs au nombre de jours qu'il reste à chaque membre de l'équipe, afin de s'assurer que toute l'équipe ne prend pas ses jours de congés restants dans la panique à la fin de l'année.
Encourage plus de vacances et augmente la productivité de l'équipe.
Ici, chez Loop, nous nous soucions de l'équilibre entre le travail et la vie privée. Et les vacances en sont un élément essentiel. Il peut parfois être difficile d'inciter les employés à prendre leur PTO, mais en créant une culture qui encourage les vacances et les temps d'arrêt, tu t'assures que tes employés se sentent soutenus pour prendre leur PTO. En même temps, le fait de rester au courant de la charge de travail et de créer des plans de transfert réduira le stress lié au fait de penser qu'il y a trop de travail à faire pour prendre des vacances.
De plus, les membres de ton équipe se sentiront plus frais, engagés et seront plus productifs à leur retour au travail : c'est une situation gagnant-gagnant.
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